打印预览与页面设置

打印这件事，问题从来不在打印本身

大多数人第一次被 Excel 打印折磨，是这种场景：你在屏幕上把表做得漂漂亮亮，点击打印，出来的纸让你怀疑人生——表被切成了三页，第二页只有一列孤零零的数字；表头只出现在第一页，后面几页完全不知道每列是什么；页边距大得离谱，一页纸上只印了一半的内容；右下角还印着别人的文件名。

然后你开始调：调页边距、调缩放、调打印区域，每调一次就要打印预览看一眼，看一次刷新一次。调了十几次终于对了，但下周做类似的表，一切重来。

打印这件事的麻烦在于它有两个阶段，而且大多数人把这两个阶段混在一起：

• 阶段一：内容准备。你的表格结构本身是否适合打印？有没有多余的空列把内容撑散？表头有没有做？数据有没有跨行断裂？
• 阶段二：页面设置。纸张方向、边距、缩放、打印区域、标题行重复、页眉页脚。

阶段一没做好，阶段二怎么调都别扭。比如你的表格右边有一列空列被算进了打印范围，你就要靠缩放硬塞，塞完字变得很小。真正的解法是先把那列删掉或者把打印区域设对。

本章讲的是这两个阶段各自的键盘打法。核心工具是打印预览和页面设置这两个地方，用键盘可以快速在两者之间来回，边调边看，不用打印就能确认效果。

Ctrl+P 之后的预览界面

Ctrl+P 是打印的总入口。按下去之后，Excel 会进入打印预览界面（新版 Excel 里这个界面和「文件」菜单合在一起了）。

在这个界面里，你能看到的东西和能操作的东西比很多人以为的多：

• 右侧（或者左侧，取决于版本）是打印设置区，能选打印机、设份数、选打印范围（全部、当前页、或者自定义页码）、单选打印活动工作表还是整个工作簿、单面双面、纸张方向和大小、页边距、缩放。
• 中间是预览，能看到实际打印出来的效果，翻页用底部的页码控制。
• 底部有页面设置的入口，点进去是更完整的设置对话框。

用键盘在这个界面里操作是可行的，主要靠 Tab 键在控件之间移动，方向键在选项之间切换，空格勾选或者选中，回车确认。不过说实话，这个界面用键盘的效率不如用鼠标，因为控件比较多、布局是视觉导向的。所以我的建议是：预览界面用鼠标，页面设置对话框用键盘。后者才是真正值得练键位的地方。

这里有一个很值钱的技巧：Ctrl+P 不只是打印前的动作，它应该是「检查」动作。我建议你在表格做完之后习惯性按一下 Ctrl+P 看一眼预览，确认没有奇怪的切页、没有内容跑出边界，然后 Esc 退出。这一步花五秒钟，能避免很多「发出去之后才发现格式乱」的尴尬。打印预览是所有排版问题的免费体检。

页面设置对话框：真正的主战场

按 Ctrl+P 进预览之后，找到「页面设置」的链接点进去，会打开一个多选项卡的对话框：页面、页边距、页眉页脚、工作表。这四个选项卡覆盖了几乎所有排版需求。

在这个对话框里用键盘很顺：Ctrl+Tab 在四个选项卡之间前后切换，Tab 在选项之间移动，方向键选单选按钮，直接打字填输入框，回车确定。

四个选项卡各自管什么，值得说清楚：

页面选项卡管的是纸张层面的东西：方向（纵向还是横向）、缩放（按比例缩到百分之多少，或者「调整为 N 页宽 M 页高」）、纸张大小、打印质量、起始页码。

页边距选项卡管的是留白：上、下、左、右四个边距，还有页眉页脚离边缘的距离，以及「水平居中」「垂直居中」这两个勾选框。「水平居中」这个勾选非常值得用，尤其是打印窄表的时候，勾上它表格会在纸中间，看起来专业得多。不勾的话表格贴着左边，右边一大片空白。

页眉页脚选项卡管的是页眉和页脚内容：可以加页码、文件名、日期、工作表名，还可以自定义。默认的页眉页脚可能没什么用，值得花两分钟调成你需要的样子。

工作表选项卡里有几个关键设置：打印区域、打印标题（也就是每页重复的表头行）、打印顺序（先列后行还是先行后列）、以及是否打印网格线、行号列标、批注、错误值显示方式。

一个提效的细节：这四个选项卡不一定都要进，但「工作表」这个选项卡一定要进一次，因为「打印标题」的设置只有在长表上才能看出价值——而且它的入口就藏在这里，很多人做了几年表都不知道有这个功能。

打印区域与标题行：长表的两大救命设置

如果你的表只有一页，随便打打就行。一旦超过一页，问题就来了：表头只出现在第一页，后面几页全是裸露的数字。

设置打印标题就是解决这个的。在「工作表」选项卡里，有一个「顶端标题行」的输入框，点进去，然后用鼠标在工作表上选中你想重复的那一行（通常是有列标题的第一行或者前两行），它会自动填成类似 $1:$1 这样的写法。确定之后，每一页的顶部都会重复这一行。

同样的，如果你打印的是横向展开的宽表，还有一个「左端标题列」，可以让某一列在每页的左边重复出现。

设置打印标题的价值在长表上体现得非常明显。一份几百行的账单打出来，如果没有重复表头，翻到第五页你就不知道哪一列是金额哪一列是日期了。又如果你的表是横向按月份展开的，左边的「项目名称」列必须在每页都出现，否则第二页开始就是一堆没有名字的数字。

设置打印区域是另一个必备设置。Excel 默认打印的内容范围是「已用区域」，而这个区域很容易比你想要的范围大——因为某个格子里可能残留了点格式或者内容，把范围撑开了。结果是打印出来的纸上多出一片空白，或者多出一列你没打算打的东西。

解决办法是明确指定打印区域：选中你真正要打印的那一块，然后在「工作表」选项卡的「打印区域」里设置。设置之后，Excel 只打这一块。

这两个设置都可以用 Alt 序列走到，也可以在 Ctrl+P 预览里进页面设置。设置好之后是保存在文件里的，下次打开还在，不用重设。这一点很重要——页面设置是一次性配置、长期受益的，跟你做别的操作不一样。

最后那一项可能要特别说一下。屏幕上的浅灰网格线是显示用的，本来不打印。但如果你在「工作表」选项卡里勾了「网格线」，那它就会被打印出来，效果是满纸的灰色格子，看起来很不专业。正规报表应该用自己加的边框来划分区域，而不是靠网格线。这个区别在做对外文件的时候很重要。

缩放的三种思路

宽表打印最恼人的问题是「被切成两页」。解决思路有三种，适用场景不一样。

思路一：按比例缩放。 在页面选项卡里设一个百分比，比如 80%。它的特点是等比例缩小，表格长宽都变小，所以如果表很大，缩到能放进一页时字会非常小，可能根本看不清。适合「稍微超出一点、缩一点点就能放下」的情况。

思路二：调整为 N 页宽。 设成「调整为 1 页宽」，Excel 会自动算出一个合适的比例，只保证宽度放得下，高度不限。这个思路最适合宽表：宽度压到一页，高度该几页就几页。绝大多数宽表用这个设置就够了，比手动试百分比快得多，而且不用试很多次。

思路三：改页面方向。 如果表是「列多行少」的形状，直接把纸张从纵向改成横向，往往一下就能解决，而且不用缩小字号。横向的宽度比纵向大很多，大多数十列左右的表改成横向就能一页放下。

三种思路的优先级建议是：先试改方向，不行再改页宽，最后才动百分比。因为前两个不会缩小字号，可读性最有保障；百分比缩放是最后的手段，代价是字变小。

还有一个源头上解决问题的办法，值得单独提醒：先看看是不是有些列本来就不该打印。比如你的表里有「内部备注」「创建人」「ID」这类列，打印给客户看的时候根本不需要。这些列在打印时隐藏（Ctrl+0），问题就少了一半。改列宽也是同理，很多表被切页是因为某些列设得太宽了，实际内容只需要一半宽度。

打印前的完整检查清单

下面是一套在打印前走一遍的检查流程，全部可以用键盘完成。养成习惯之后，每次两三分钟，能省掉几乎所有的「打出来才发现问题」。

1. Ctrl+End 看已用区域到哪儿。如果右下角跑到了很远的地方，说明有残留内容或者格式把范围撑大了，先处理掉。
2. Ctrl+P 看预览。重点看三件事：有没有多出不该有的空白页、有没有内容被切到第二页、整体是不是居中好看。
3. 如果被切页，进页面设置（Ctrl+Tab 到页面选项卡），先改横向试，不行改成「1 页宽」。
4. Ctrl+Tab 到工作表选项卡，设打印区域、设顶端标题行（长表必做）、取消勾网格线。
5. Ctrl+Tab 到页边距选项卡，勾上水平居中（窄表必做），必要时把边距从默认的「常规」改成「窄」。
6. Ctrl+Tab 到页眉页脚选项卡，确认页眉页脚是你要的（默认可能有文件名或者页码，不一定合适）。
7. 回车确定，回到预览再看一遍。确认无误后 Esc 退出（不打印），或者直接打印。

这里要强调一步：第 7 步的「Esc 退出」是刻意的。很多人的习惯是按了打印，其实只是想检查一下，结果浪费纸张。看完 Esc 退出，需要打印的时候再打。这个小习惯几个月能省不少纸。

还有一个进阶技巧值得知道：把所有的页面设置做成一个模板。做法是做好一次设置之后，把这个文件另存为模板（.xltx 格式），以后做类似的表都用它做起点，页面设置就自动带过来了。如果你的工作里经常做形状类似的报表，这个做法能省掉每次的重复配置。

一些容易被忽略的打印细节

除了上面那些主线设置，还有几个细节知道一下能少踩坑。

错误值打印。 如果你的表里有错误值（比如 #N/A），打印的时候它会原样打出来。在「工作表」选项卡里有一个「错误单元格打印为」的选项，可以设成显示成空白或者 --。这在正式交付的报表里很有用，能避免一张纸上出现一堆 #N/A 的尴尬。

批注的打印。 如果表里有批注，默认不打印。你可以在「工作表」选项卡里设置批注的打印方式（就地显示或者打印在末尾）。这个用得不多，但如果你的表用批注做了大量说明，打印出来给别人看的时候就需要它。

页码和总页数。 手动在页脚里写「第 1 页」是没用的，因为每一页都印「第 1 页」。正确的做法是用页脚代码：&P 表示当前页码，&N 表示总页数，写成「第 &P 页 共 &N 页」就会自动变成「第 3 页 共 5 页」这样的效果。页眉页脚里的其他代码还有 &D（日期）、&T（时间）、&F（文件名）、&A（工作表名）。这几个代码值得记一下，做正式的报表时加上文件名和日期是规范做法。

打印顺序。 如果一个表特别宽，被切成了「先右下再左下」这种奇怪的顺序，那是打印顺序设成了「先行后列」（先往右打完再往下）。在「工作表」选项卡里有一个打印顺序的选项，改成「先列后行」，翻页顺序就正常了。这个设置平时不用管，但一旦遇到顺序乱的情况就知道去哪调。

一次配置，长期复用

打印这块有一个跟本书其他章节不太一样的性质：它的收益主要来自「一次配好、长期复用」，而不是「每次操作快一点」。快捷键在这里的作用是把配置的过程缩短，以及让你更愿意每次都检查一下。

所以我对这部分的建议是分两步走：

第一步是积累你自己的打印模板。仔细想想你经常做的表有哪几类（比如月报、台账、报价单），每一类挑一个做好的文件，把页面设置调到位，另存为模板。以后再做这类表，从模板开始，页面设置全都对，只需要填数据。

第二步是专项处理那些「一页装不下」的表。这类表最花时间，也最需要键盘操作。处理的核心手段是藏掉不该打印的列、设好打印区域和标题行、缩放调到一页宽。这套动作在页面设置里走一遍，用 Ctrl+Tab 在选项卡间切换，比用鼠标点来点去快不少，而且不容易漏设置。

这里有一个配置上的小建议：把「打印预览」和「页面设置」放到快速访问工具栏。这两个命令你每天都要用，放到工具栏后用 Alt 加数字就能直接到，不用每次都 Ctrl+P 进预览再找设置入口。工具栏的配置方法见 快速访问工具栏与宏的自定义。

另外，如果你做的表里有很多图表需要一起打印，图表的排版和打印设置也有配合的地方，那部分在 图表与数据透视表的快捷键 里提过。图表的打印位置（浮在表格上还是嵌入单元格）会直接影响打印效果，做之前想清楚。

WPS 与 Excel 的差异

Ctrl+P 在两个软件里都是打印入口，行为一致，可以放心用。差异主要在使用体验上。

WPS 的打印预览界面布局和 Excel 不同，设置项的命名和分组也有差异，但功能基本齐全。页面设置对话框在 WPS 里同样有四个选项卡，逻辑类似，具体措辞可能不一样（比如「顶端标题行」在两家的叫法可能不同）。实际操作时看菜单文字找就行，不难。

比较明显的差异是打印标题和打印区域的设置入口位置。Excel 在工作表选项卡里，WPS 里的位置可能不同，需要找一下。第一次找不到可以在菜单里搜索或者翻一下帮助，找到之后就是固定的位置了。

还有一点关于宏和模板的：如果你做了带页面设置的模板文件，跨软件使用时格式和设置一般是兼容的，因为 .xlsx 格式本身会保存这些信息。但如果模板里有宏，就受宏兼容性的影响，前面那章讲过的限制在这里同样适用。

常见问题

表格被切成好几页，怎么快速让它一页放下

按优先级试三步。第一步，进页面设置（Ctrl+P 预览然后进设置，或者直接从菜单进），在页面选项卡里把方向改成横向，很多时候这一步就够了。第二步，如果还不行，把缩放改成「调整为 1 页宽」，让 Excel 自动算比例，宽度一定会放进一页。第三步，如果缩出来字太小看不清，说明内容确实太多，这时候的正确做法不是继续缩，而是裁内容——隐藏或者删掉不该打印的列，或者把表拆成两份打。

一个反向提醒：不要为了「一页放下」把字号缩到 6 号。一页装下了，但没人看得清，等于白打。宁可分两页，也不要缩到不可读。

第二页开始没有表头，每页都要手动加吗

不用，这就是「打印标题行」功能的用途。在页面设置的工作表选项卡里，把「顶端标题行」设成你表头所在的那一行（比如 $1:$1 或者 $1:$2），以后每一页都会重复这一行。

设置的时候可以在输入框里直接选中工作表上的行，这样最不容易填错。如果表头有两行，就把两行一起选中。设置好之后，打印预览里翻到第二页就能看到表头出现了。

同样的道理，如果你的表是横向展开的，左边的项目名称列需要在每页重复，就设「左端标题列」。这两个设置是长表打印的必备，做一次就一直有效。

打印出来多了一页空白页，怎么删掉

原因通常是「已用区域」比你看到的数据范围更大。某个看不见的地方有残留的格式或者一个空格，把打印范围撑到了第二页。

排查方法：按 Ctrl+End，光标会跳到已用区域的右下角。如果它跳到了远超你数据的地方，那就是有残留。找过去，用 Ctrl+- 删掉那些多余的整行整列，或者选中它们右键删掉格式。

更省事的做法是直接明确指定打印区域：选中你真正要打印的那一块，在页面设置的工作表选项卡里设好打印区域，多余的部分就不会被打印了。这个方法比「找残留」快，而且更可控，我一般推荐先用这一招。

打印出来的每一页都写着「第 1 页」，怎么改成自动页码

因为你在页脚里手工输入了「第 1 页」这几个字，而不是用页码代码。手工输入的内容每一页都一样，代码才会自动变。

正确做法是：在页面设置的页眉页脚选项卡里，点「自定义页脚」（或者类似名字的按钮），在输入框里输入代码。&P 会变成当前页码，&N 会变成总页数。所以你要写的是「第 &P 页 共 &N 页」（中间的空格和文字按你需要加），打印出来就是「第 3 页 共 5 页」这样的效果。

顺便说，常用的代码还有：&D 是当前日期，&T 是时间，&F 是文件名，&A 是工作表名。做正式报表时加上文件名和日期是规范做法，方便别人拿到纸质件后知道这是哪份文件的哪一版。

只想打印表格的一部分，怎么设置

两个做法，看你的需求。

如果这个部分以后每次都要打（比如这是一份固定格式的报表，只打上面的汇总区），用「打印区域」：选中要打印的那块，在页面设置的工作表选项卡里设成打印区域，保存。以后按 Ctrl+P 直接就是这一块。

如果只是这一次想打一部分，有两个更快的办法。一是先在表格里选中要打的区域，然后在 Ctrl+P 的打印设置里选「打印选定区域」。二是临时隐藏不需要的行列（选中后 Ctrl+9 隐藏行，Ctrl+0 隐藏列），打完再取消隐藏。前一个办法不用改动表格，我更推荐。

需要提醒的是，如果只是要打印某一块，记得先确认这一块在纸上能不能放得下、要不要重复表头——因为「打印选定区域」这个设置会让打印标题行失效，你选定的区域里如果没有表头，打出来就没有表头。这种情况下，用打印区域加标题行的组合更靠谱。

页面设置是在文件里还是机器上的，换台电脑还在吗

存在文件里。所有页面设置（方向、边距、打印区域、标题行、页眉页脚）都是跟着工作簿文件保存的，你把文件拷到另一台电脑打开，这些设置原样都在，不需要重设。

这一点跟快速访问工具栏的配置不一样——那个是跟着 Excel 软件或者你的账号走的。所以要区分开：表格的排版设置跟着文件走，个人操作习惯的配置跟着软件走。

正因为页面设置跟着文件走，所以有个实用的做法：把你常用的报表做成模板文件，所有页面设置都配好，以后从模板开始做。这是把配置成本降到零的最有效办法。